Masz wrażenie, że ciągle nad czymś pracujesz, ale nie widać efektów? A może zmagasz się z nagminnym odkładaniem zadań „na jutro”? W tym artykule dowiesz się, jak nad tym popracować. Odpowiednie planowanie, stawianie priorytetów i dzielenie się zadaniami pozwoli zapanować nad tym całym chaosem. Poznaj kilka sposobów i przydatnych narzędzi, które pomogą Ci lepiej organizować swój czas!
Prawo Parkinsona – co z tym brakiem czasu?
Drobny chaos organizacyjny i kilka domowych obowiązków, takich jak prasowanie czy poskładanie prania, odłożonych na później to jeszcze nie koniec świata. Czasami jednak nadmierne odwlekanie zadań staje się uciążliwe. Możesz mieć przez to wrażenie, że czas przecieka Ci przez palce i w rzeczywistości nie doprowadzasz żadnych projektów (ani tych zawodowych, ani prywatnych) do końca.
Z drugiej strony brak czasu czy nadmiar zadań to jedne z najczęstszych wymówek. Jak się jednak okazuje, im mniej mamy czasu, tym więcej czasu. Brzmi paradoksalnie, jednak po części odnosi się do tego prawo Parkinsona – „Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”.
W dużym uproszczeniu mówi ona o tym, że jeśli na wykonanie danego zadania mamy 8 godzin, to będziemy je rozwlekać w czasie tak, by oddać, dopiero gdy wybije deadline. W rzeczywistości jednak jesteśmy w stanie zrealizować je nawet w 4 godziny, jednak często nie zdajemy sobie z tego sprawy. Z czego to może wynikać?
- Prokrastynacji – jeśli widzisz, że do oddania projektu zostały jeszcze 3 miesiące, to nie spieszysz się z realizacją, bo przecież „jest jeszcze dużo czasu”. Kończy się jednak na tym, że spieszysz się z realizacją na ostatnią chwilę.
- Perfekcjonizmu – to istotne, aby zadania wykonywać precyzyjnie, jednak nadmierna dbałość o detale jedynie odwleka ich realizację w czasie.
- Braku koncentracji – rozproszona uwaga to jeden z głównych wrogów efektywnego i zarazem szybkiego realizowania projektów. W ciągu dnia napotykamy wiele takich rozpraszaczy – nowy post na social mediach, powiadomienie o wydarzeniu, telefon od przyjaciółki, kolejna z rzędu pogawędka przy kawie.
- Przerywania zadań – dążysz do wykonania głównego zadania, ale co chwila coś Cię odciąga na bok. Zajmujesz się więc pomniejszymi zadaniami, zamiast skupić się na dokończeniu tego pierwotnego.
Niekiedy też dużą przeszkodą w sprawnej organizacji jest zbyt duża liczba zadań do wykonania. W takim przypadku należy ustalić, które z nich są priorytetowe, a którymi można zająć się później.
Macierz Eisenhowera – przydatne narzędzie do zarządzania czasem i pracą
Jednym z przydatnych narzędzi do skutecznego zarządzania czasem jest macierz Eisenhowera. Pozwala podzielić zadania na cztery obszary, posługując się jedynie dwoma kryteriami – pilne i ważne – oraz ich przeciwieństwami. Powstają z tego następujące kwadraty:
- Do zrobienia – ważne i pilne
- Do zaplanowania – ważne i niepilne,
- Do oddelegowania – nieważne i pilne
- Do odrzucenia – nieważne i niepilne.
Jak jednak zdecydować, które powinny znaleźć się w poszczególnych komórkach? Zacznijmy od tego, czym są pilne zadania. To przeważnie te, które wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Może to być projekt ze zbliżającą się datą wykonania lub wymiana poważnej uszczelki w samochodzie. Niepilne to wszystkie te, które ze spokojem możesz wykonać w przyszłości.
Do każdego należy również przypisać odpowiednią wagę. Ważne zadania to takie, które doprowadzą Cię do spełniania długoterminowych celów, wpisują się w Twoje wartości, a ich niewykonanie może się wiązać z poważną stratą.
Jak możesz się domyślić, zadania z pierwszego obszaru to Twoje priorytety. Jeśli chcesz skutecznie zarządzać czasem, to skup się właśnie na nich i nie rozpraszaj swojej uwagi mniej istotnymi rzeczami. Gdy w ciągu dnia pojawi się nagle nowy temat, od razu postaraj się go zaklasyfikować do konkretnego kwadracika. Jest pilny, ale niekoniecznie Ty musisz się nim zająć? W takim razie przekaż go innej osobie.
Kilka sposobów na to, by być lepiej zorganizowaną
- Zacznij zapisywać – sprawdza się zasada „co nie zapisane, zapomniane”. Samo nakreślenie kilku znaków w widocznym miejscu będzie Cię również motywowało do wykonania, czy odhaczenia. Sprawdzą się też listy „to do”, w których wypisujesz wszystkie rzeczy do zrobienia w danym dniu.
- Korzystaj z kalendarza lub plannera – dzięki nim będziesz w stanie stworzyć nawet prosty harmonogram działań. Przetestuj, jaki widok kalendarza się u Ciebie sprawdza – czy ten dzienny, tygodniowy, a może nawet miesięczny. Możesz korzystać z wersji papierowych lub digitalowych. Wybór należy do Ciebie, bo to w końcu Tobie ma to narzędzie służyć.
- Ogranicz czas spędzony na social mediach – Facebook, Instagram, TikTok i inne portale społecznościowe są niezwykle angażujące, a wywołując u nas FOMO (ang. Fear Of Missing Out) sprawiają, że nie możemy się od nich oderwać. Niestety, znacząco przeszkadzają w wykonywaniu zadań – szczególnie jeśli scrollujesz dla samego scrollowania. Istnieją jednak aplikacje, które pozwalają rejestrować czas ekranowy – sprawdź swój i jeśli przerazi Cię łączna liczba godzin, to postaraj się ją ograniczyć. Możesz skorzystać z innej aplikacji, która po przekroczeniu określonego limitu czasowego, automatycznie wygasi Ci ekran.
- Rób przerwy – nikt z nas nie jest w stanie zachować ciągłej produktywności. W ostatnim czasie w sieci coraz częściej można napotkać slogany „odpoczynek jest także formą produktywności”. Jest on przerwą dla mózgu, pomaga zredukować stres i nabrać energii do dalszego działania.
- Określ swój rytm dnia i pracuj zgodnie z nim – być może słyszałaś, że codzienne wstawanie o 5.00 jest w stanie zapewnić Ci sukces. Cóż, jeśli po takiej pobudce przez dwie następne godziny będziesz dochodzić do siebie, to nie można tego zaliczyć do produktywnego czasu. Ranne ptaszki owszem, będą efektywniej pracowały z rana. Jeśli jednak zauważyłaś, że najlepiej idzie Ci praca w godzinach popołudniowych, to postępuj według swojego własnego schematu.
- Uporządkuj swoją przestrzeń – uporządkowanie domu jest sposobem na lepszą organizację, ponieważ pozwala uzyskać harmonię. Jeśli nic wokół Cię nie rozprasza (np. brudne kubki, sterta ubrań do prasowania), to zwiększasz swoją koncentrację.
- Pracuj nad wyrabianiem nawyków – to właściwie temat na osobny artykuł. Teraz jedynie wspomnę, że organizacja wymaga czasu. Nie jest to coś, co przychodzi z dnia na dzień, a opieranie się na motywacji czy porywie weny to za mało. Zbuduj w sobie dyscyplinę – to przybliży Cię do Twoich celów.
Planuj z wyprzedzeniem, trzymaj się harmonogramów i odstaw rozpraszacze na bok – to krótki przepis, jak lepiej zarządzać własnym czasem i efektywniej wykonywać zadania. Dzięki zapisywaniu nie zapomnisz o ważnych wydarzeniach i utrzymasz porządek w swoim życiu.
