Zdarza ci się, że mimo niewielkiej ilości zadań, bardzo je rozwlekasz i masz problem z ich zakończeniem? Prawdopodobnie mierzysz się z problemem niewłaściwego zarządzania czasem, a tym samym obniżasz swoją efektywność. Przekłada się to nie tylko na jakość pracy, ale także na samopoczucie i rozdzielenie życia osobistego od zawodowego. Jak sobie z tym radzić? Oto najważniejsze informacje o dobrej organizacji.
Na czym polega efektywne zarządzanie czasem?
Umiejętność zarządzania czasem można ogólnie określić jako zdolność do planowania, organizowania i skutecznego wykorzystywania posiadanego czasu. Jest to działanie, które ma służyć osiągnięciu konkretnych celów i zadań.
Oznacza to, że osoba efektywnie zarządzająca swoim czasem traktuje go jak zasób i jest go świadoma, przez co potrafi go wykorzystać w obszarze zawodowym i prywatnym, mogąc się realizować na obu płaszczyznach.
Efektywne zarządzanie czasem dotyczy kilku obszarów. Pierwszym z nich jest planowanie, czyli proces, w którym określa się cele do zrealizowania oraz czas na ich osiągnięcie. Dzięki temu dokładnie wiadomo, do czego się dąży i można podjąć konkretne działania i kroki.
Kolejnym ważnym obszarem jest organizacja, czyli zdolność, dzięki której praca przebiega sprawnie i bez zbędnych opóźnień, zgodnie z założonym planem.
Jeśli chcesz efektywnie zarządzać swoim czasem, weź także pod uwagę to, czy prokrastynujesz. Zdolność eliminowania marnowania czasu polega na unikaniu działań, które nie przynoszą wartości i nie prowadzą do osiągnięcia celu.
Niektórzy mogą być zaskoczeni, ale dobre zarządzanie czasem wiąże się z unikaniem multitaskingu – wykonywanie wielu zadań jednocześnie może spowodować, że będą one wykonane gorzej, zajmą mniej czasu, a tym samym będzie mniej produktywna.
Aby mądrze i efektywnie zarządzać swoim czasem, warto wykorzystywać przydatne do tego narzędzia. Dzięki temu zmniejszysz szansę na popełnienie błędów, a także poczujesz się lepiej zorganizowana i skupiona.
W pogoni za lepszą produktywnością nie można zapomnieć o balansie, szczególnie pomiędzy życiem osobistym a pracą zawodową. W ramach efektywnego zarządzania zawsze znajdzie się czas na odpoczynek, hobby i czas z bliskimi. Dzięki temu pozostaniesz w tym stanie na dłużej, bez obaw o wypalenie.
Jak zarządzać swoim czasem – sposoby, planowanie i metody zarządzania
Zarządzanie czasem jest ważną umiejętnością, ale na samym początku może przychodzić z trudem. Istnieje kilka zasad, dzięki którym cały proces okaże się skuteczny, a Twój czas nie pójdzie na marne
Pierwszy krok to wyznaczenie celu. Gdy wiesz już, do czego dążysz, potrzebny jest plan. Na początek lepiej dać sobie więcej czasu i podejść do siebie łagodnie. Zbyt restrykcyjne nastawienie np. względem oczekiwań co do realizacji celu może tylko utrudnić cały proces.
Warto podejść do siebie realistycznie, ponieważ tylko w ten sposób da się osiągać postanowione cele. Gdy masz przygotowany plan, pora rozdzielać zadania. Jest to ważny etap, ponieważ dzięki temu dokładnie wiesz, co kiedy ma się wydarzyć, a także możesz je podzielić na te ważne i nie.
Pomocna może być matryca Eisenhowera, warto także zaprzyjaźnić się z kalendarzem. Jeśli będzie dobrze prowadzony, nie umknie Ci żadne zadanie i będziesz dokładnie wiedzieć, ile masz czasu.
Na pomoc produktywności – przydatne narzędzia
Wśród narzędzi, które będą przydatne w efektywnym zarządzaniu czasem, możesz postawić na proste rozwiązania lub sięgnąć po bardziej zaawansowane programy.
Warto sięgnąć po programy, które łączą w sobie te i inne narzędzia, jak Notion czy Asana. Dzięki temu wszystkie informacje masz w jednym miejscu, łącza się ze sobą i masz pełny ogląd na postępy pracy.
Równie przydatny jest pakiet narzędzi Google, szczególnie Kalendarz, Keep i Jamboard, które pozwalają na skuteczne planowanie i radzenie sobie z kolejnymi zadaniami.
Aby dobrze korzystać z narzędzi, warto wprowadzić w swoje życie konkretne nawyki. Jednym z nich jest ustalenie codziennego planu działania w formie listy „to-do”.
Dzięki temu dokładnie wiesz jakie obowiązki czekają cię w danym dniu i nie marnujesz czasu na to, żeby ustalić, co jest do zrobienia. Ważne jest, aby lista była zwięzła, a także była realistyczna – lepiej zapisać na niej mniej zadań, niż za dużo.
Co zrobić, aby marnować mniej czasu?
Jeśli widzisz, że produktywność spada, zamiast wymyślać kolejne zadania, zaplanuj odpoczynek. Jest to niezwykle ważny element całego procesu, który należy traktować poważnie. Dobra regeneracja sprawi, że poprawi się Twoja koncentracja i będziesz mieć więcej energii w ciągu dnia, a dzięki temu maleją szanse, że zaczniesz uciekać do prokrastynacji.
Rozpisanie planu nie tylko pomaga usprawnić pracę, ale pozwala też na ograniczenie rozproszenia. Gdy dokładnie wiesz, co jest do zrobienia, szybciej się za to zabierzesz.
Czas pracy powinien być dokładnie określony – gdy wiesz, kiedy i w jakim czasie masz coś zrobić, nie będziesz tego rozwlekać. Wymaga to samodyscypliny, ale na pewno nie pożałujesz. Jeśli uznasz, że na wykonanie obowiązków masz cały dzień, zapewne zajmiesz się czymś innym, a nawet proste prace nie będą ukończone. Dodatkowo poświecisz czas na to, co mniej istotne, a zadania priorytetowe będą tylko odwlekane. Jest to forma aktywnej prokrastynacji, w której działanie, które powinno zostać wykonane, zastępuje się innymi czynnościami.
Wyznaczanie czasu pracy to także świetna metoda na ogólną organizację dnia i ustalenia przerw, a także odpoczynku. Lepsze zarządzanie jest związane z umiejętnym podziałem pracy i uwzględnieniem odpoczynku.
Na koniec pamiętaj, aby ograniczyć sobie rozpraszacze – zablokuj działanie social mediów na czas pracy, a w chwili przerwy zadbaj o to, aby się porozciągać, nawodnić i dotlenić.